ใบความรู้ที่
4

เรื่อง
การจัดการข้อมูลและการแทนข้อมูล

รายวิชา
การงานอาชีพและเทคโนโลยี
(งานคอมพิวเตอร์)                                                        ชั้น
ม.4

การจัดการข้อมูล

การจัดการข้อมูล
หมายถึง
การจัดเก็บข้อมูล
การเรียกใช้ข้อมูล
รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งาน  เช่น
ในการเรียกใช้ข้อมูลเมื่อมีคนไข้มาติดต่อ
เจ้าหน้าที่จะต้องค้นหาข้อมูลเดิมของคนไข้
ทางหนึ่งที่ทำได้คือตรวจดูข้อมูลบนบัตรแบบฟอร์มทีละใบตั้งแต่ใบแรกจนพบ  การค้นหาวิธีนี้อาจต้องเสียเวลาบ้าง  แต่หากการจัดเก็บข้อมูลมีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษร  เช่น  ก ข ค...
ไว้แล้ว
เมื่อทราบชื่อคนไข้และค้นหาตามตัวอักษรก็จะพบ
ข้อมูลได้เร็วขึ้น

ประโยชน์ของการจัดข้อมูล

1.
สามารถค้นข้อมูล/สารสนเทศ
ที่อยู่ในแฟ้มข้อมูลและทำการปรับปรุง
ข้อมูลให้ทันสมัยได้ตลอดเวลา

2.
สามารถประมวลผลชุดคำสั่งที่เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลได้

3.
สามารถสร้างตั้งชื่อและเก็บแฟ้มข้อมูลนั้นไว้ใช้ประโยชน์ต่อไปได้

4.
สามารถสร้างสำเนา
ย้ายและลบแฟ้มข้อมูลเมื่อไม่มีความจำเป็นในการใช้งานแล้ว

5.
สามารถทำการโอนย้ายแฟ้มข้อมูลในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้

6.
สามารถรับแฟ้มข้อมูลจากโปรแกรมอื่นเข้ามาสู่แฟ้มข้อมูลเพื่อการใช้งานร่วมกันได้

โครงสร้างข้อมูล

1) บิต
ดังที่ได้เคยกล่าวไว้ว่า
บิตคือตัวเลขโดยในระบบเลขฐานสอง
ซึ่งมีค่าได้เพียง
0 หรือ 1 บิต
เป็นหน่วยข้อมูลทีเล็กที่สุดในการแทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์

2)
อักขระ (Character)  ซึ่งเป็นได้ทั้งตัวเลข
ตัวอักษร
เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์พิเศษ
อักขระนี้เป็นส่วนที่เล็กที่สุดของข้อมูล
ซึ่งมักจะไม่มีความหมายเพราะเป็นเพียงหน่วยย่อย
ๆ
เท่านั้นเองการแทนอักขระแต่ละตัวในคอมพิวเตอร์ใช้เลขฐานสองจำนวน
8 บิต
ซึ่งเราเรียกอีกอยางหนึ่งว่า
ไบต์

3)
เขตข้อมูล  (Field) เป็นหน่วยข้อมูลที่กำหนดขึ้นมาแทนความหมายใดความหมายหนึ่ง
เขตข้อมูลจะเกิดจากการนำอักขระที่เกี่ยวข้อง
มารวมเข้าด้วยกัน
เช่น ชื่อ-
นามสกุล
ก็ทำให้
ทราบว่าเป็นบุคคลใด

4)
ระเบียนข้อมูล  (Record) เกิดจากการนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องหรือ
สัมพันธ์กันมารวมเข้าด้วยกัน
ก่อให้เกิดความหมายที่ชัดเจนยิ่งขึ้นระเบียนข้อมูลประระกอบด้วย
เขตข้อมูลตั้งแต่หนึ่งเขตขึ้นไป
เช่น ชื่อ – นามสกุล
ของนักเรียนกับ
คะแนนจากการสอบ

5)
แฟ้มข้อมูล  (File) เกิดจากการรวมระเบียนหลาย
ๆ
ระเบียนที่มีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเข้าด้วยกัน
เช่น
แฟ้มข้อมูลของนักเรียนชั้นม. 4/1   ก็จะรวบรวมข้อมูลนักเรียนเฉพาะม.4/1
เท่านั้น
ซึ่งแฟ้มข้อมูลจะประกอบด้วยระเบียนข้อมูลตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป

6)
ฐานข้อมูล  (Database)
เกิดจากการนำแฟ้มข้อมูลมารวมกันโดยใช้หลักการเพื่อไม่ให้ข้อมูลเกิดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บ
เช่น ฐานข้อมูลนักเรียนของโรงเรียนศูนย์ศึกษาคอมพิวเตอร์

การแบ่งลำดับชั้นของการจัดการข้อมูล

ในการจัดการข้อมูลนั้นจะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลำดับชั้นเพื่อง่ายต่อการเรียกใช้และประมวลผล
ดังต่อไปนี้

การแทนข้อมูล

การทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีสองสถานะคือปิดและเปิด
จึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลข
0 และ 1 แทนสถานะทั้งสอง
และมีการกำหนดรหัสแทนอักขระด้วยชุดของตัวเลขซึ่งประกอบด้วยเลข
0 และ 1 ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง
(binary digit)ตัวเลขแต่ละหลักของจำนวนในระบบเลขฐานสองเราเรียกว่าบิต
(bit) ดังนั้นจำนวน
1011  จึงเป็นเป็นเลขฐานที่มีจำนวน
4 บิต
การใช้เลขฐานสองมาแทนอักขระต่าง
ๆ จะพบว่า
ถ้าใช้ตัวเลขฐานสอง
4 บิต
จะแทนอักขระได้ทั้งหมด
16 แบบ
ดังนี้

0000

0001

0010

0011

0100

0101

0110

0111

1000

1001

1010

1011

1100

1101

1101

1111

เพื่อให้การแทนอักขระต่าง
ๆ
ด้วยตัวเลขฐานสองได้ครบจึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลขฐานสอง
8 บิต
ซึ่งเรียกว่า
1 ไบต์(byte) แทนตัวอักษร
1 ตัวเช่น 10000010
ใช้แทนอักษร
A , 01000010 ใช้แทนอักษร
B รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง
เรียกว่า
รหัสแอสกี (American
Standard Code for Information Interchange : ASCII) ตัวเลขฐานสอง
8 บิต หรือ 1
ไบต์สามารถใช้แทนรหัสต่าง
ๆ ได้ถึง 256 ตัวแต่รหัสตัวอักษรภาษาอังกฤษทั้งหมดมีจำนวนรวมกันไม่เกิน
128 ตัวดังนั้นสำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมจึงได้กำหนดรหัสภาษาไทยเพิ่มเติมเพื่อให้ใช้ในงานสารสนเทศเป็นภาษาไทยได้
เช่น 10000101 ใช้แทน
ก
รหัสแอสกีที่มีรหัสภาษาไทย

จากการที่เลขฐานสอง
1 ไบต์
ใช้แทนรหัสได้
1 ตัวอักขระ
ดังนั้นถ้ามีข้อความที่ประกอบด้วยตัวอักษรหลายตัวก็ใช้รหัสเลขฐานสองหลายไบต์เรียงต่อกัน
เช่น

A  MAN ใช้
01000001  00100000  01001101  01000001  01000111

รหัส       01000001             แทนตัวอักษร
A

00100000             แทนช่องว่าง

01001101             แทนตัวอักษร
M

01000111             แทนตัวอักษร
N

แฟ้มข้อมูล

สมมุติว่า
ต้องการเก็บชื่อนักเรียนและคะแนนสอบของนักเรียนในชั้น
ซึ่งประกอบด้วยการสอบย่อยสองครั้ง
และการสอบไล่หนึ่งครั้ง
ลักษณะของข้อมูลที่จัดเก็บสามารถสร้างเป็นแฟ้ม
(file) ได้
โดยในแฟ้มจะมีรายการของนักเรียนแต่ละคน
ซึ่งเรียกว่าระเบียน
(record)
ภายในระเบียนจะมีกลุ่มข้อมูลย่อยเรียกว่า
เขตข้อมูล (field)

แฟ้มข้อมูล

ประวัติการเรียน

วิชาคอมพิวเตอร์

เลขประจำตัว
: 39415

ชื่อ :
ด.ช.
ขยัน
รักเรียน

สอบครั้งที่
1  72

สอบครั้งที่
2  80

สอบไล่
85

โดยปกติแฟ้มข้อมูลอาจเขียนในรูปตารางแทนได้ดังนี้

ตารางแสดงผลการเรียนของนักเรียนในวิชาคอมพิวเตอร์

เลขประจำ

ตัว

ชื่อ

สอบครั้งที่
1

สอบครั้งที่
2

สอบไล่

39415

39410

39411

.

.

.

ด.ช.
ขยัน
รักเรียน

ด.ช.
สมคิด
ดีมาเลิศ

ด.ช.
วิจิตร
สุขสถาพร

72

65

71

.

.

.

80

70

71

.

.

.

85

72

80

.

.

.

เมื่อแทนแฟ้มด้วยตาราง
แต่ละบรรทัดของข้อมูลคือระเบียนนั่นเอง
ภายในระเบียนก็มีข้อมูลหลายกลุ่ม
แต่ละกลุ่มก็คือเขตข้อมูล
เราอาจเรียกชื่อสดมภ์ว่า
ชื่อเขตข้อมูลได้
เช่น
เขตข้อมูลเลขประจำตัว
เขตข้อมูลชื่อ